このページの要点
- 完成型の業務は請負として帰責事由を問わず是正、実施型の業務は準委任として善管注意義務違反で是正と書き分ける。
- 入居者の個人情報は「甲の指示に従う」ではなく、取扱者の限定・アクセス制限・再委託の承諾・漏えい時の報告などを列挙する。
- 残置物の処分の指示は、元請先からの書面の依頼と、適法に処分し得る根拠の確認と記録を条件にする。
- 直接取引の禁止は主観の要件をやめ、通知義務と定額の違約金を置く。保険は種類と金額を個別契約で定める。
結論：鍵・入居者情報・残置物・顧客を預かる契約。請負と準委任を書き分け、現場での約束を禁じる
集合住宅の建物管理を受託している会社が、清掃・点検・検針や原状回復・設備交換といった業務を協力会社に委託する基本業務委託契約は、一見すると作業の発注書の延長に見えます。けれども、協力会社は委託者を通じて、入居者の住戸の鍵や暗証番号、入居者の氏名や連絡先、室内の写真に触れ、退去後の部屋に残された物を目にし、物件の所有者や管理会社と現場で顔を合わせます。契約書は、作業の品質だけでなく、預かった物と情報、残された物、委託者の顧客を守るための書類として作る必要があります。
事務所は、建物管理会社（委託者）の依頼で、協力会社との基本業務委託契約の原案（依頼者が使っていたもの）をレビューし、確認事項への回答を受けて検討書を作成し、全34条の改訂版と説明書を納品しました。このページでは、その書類のうち建物管理に固有の部分、すなわち請負と準委任の書き分け、鍵と入居者の個人情報、残置物の処分の指示、現場での交渉と事故対応、直接取引の防止、第三者への責任と保険を紹介します。原状回復工事などの工事に当たる部分には、別の法令による規律があるため、このページでは扱いません。
賃貸借の当事者の間での残置物の扱いは原状回復・明渡し、ビルの所有者とテナントの間の修繕・立入りの分担は事業用テナント賃貸借契約書、宿泊施設の所有者が運営を委託する契約は宿泊施設の運営管理委託のページで扱います。
契約の構造：役務と工事を一本で扱い、請負と準委任を書き分ける
原案は、日常清掃や定期清掃、建物の巡回・点検・検針といった役務と、原状回復・内装・設備交換などの工事を、一本の基本契約で扱い、個別の発注はメール・チャット・システムで行う形でした。レビューは、清掃や工事のように完成を約束する「請負」と、点検・巡回のように一定の行為をすることを約束する「準委任」を一本で扱っている点を出発点にしています。請負は仕事の完成を約束し（民法632条）、準委任は委任の規定が準用されて善良な管理者の注意をもって事務を処理する義務を負います（656条・644条）。両者では、結果が思わしくなかったときの責任の根拠が違うからです。
改訂版第17条の書き分け
| 区分 | 是正の要件 | 期間の制限 |
|---|---|---|
| 請負に当たる業務（清掃など完成型） | 契約内容に適合しないとき、帰責事由を問わず、委託者が指定する合理的な期間内に補修・再施工・再清掃などの是正を行う。不適合が委託者の材料や指図によるときは除く（材料や指図が不適当と知りながら告げなかったときは除かない） | 不適合を知った時から1年以内の通知。ただし引渡し又は完了から2年を経過した後は請求できない（受託者が知り又は重過失で知らなかったときは2年の制限を適用しない） |
| 準委任に当たる業務（点検・巡回など実施型） | 受託者が善良な管理者の注意を欠いたことにより個別契約の内容に適合しないとき、同様の是正を行う | 同上 |
期間内に是正されないとき、緊急のとき、受託者による是正が相当でないときは、委託者が第三者に依頼し、その費用（緊急対応の割増を含む）を請求できる、とも定めました。
業務完了の報告については、作業内容、作業箇所、作業前・作業中・作業後の写真、点検結果、使用材料などを報告することとし、過去の写真や他の物件の写真を使うこと、実施していない業務を実施済みと報告することを禁じました。検査は個別契約に定める期日（定めがなければ完了の通知から20日以内）までに行い、検査や支払が後日判明した不適合の責任を免除しないことも明記しています。現場に委託者が立ち会わない業務では、報告の正確さが品質管理の中心になるからです。
改訂版では、受託者が独立した事業者として自己の判断と方法で業務を行うこと、委託者は労働時間などの勤務条件を管理せず、個別契約を受けるかどうかは受託者の自由であることも定めました。委託者の指示は、仕様と品質の基準、安全上の注意事項と管理規則、疑義が生じた場合の判断、関係者への対応窓口の一本化に限り、具体的な方法・手順・時間配分は受託者の裁量に委ねています。後で述べる第三者への責任の場面でも、この線引きが意味を持ちます。
鍵・貸与物と入居者の個人情報
改訂版では、委託者が受託者に渡す資料・図面・データ・鍵・ICカード・暗証番号・アカウントを「貸与物等」と定義し、善良な管理者の注意で管理し業務以外の目的に使わないこと、委託者の事前の承諾なく鍵を複製したり暗証番号やアカウントを第三者に開示したりしないこと、紛失・盗難・漏えいがあれば直ちに報告すること、終了時や求めがあったときは直ちに返却又は削除・廃棄することを定めました。
事務所の改訂例 入居者の個人情報の取扱い
委託先に求める措置
委託者は、個人データの取扱いを委託するときは委託先に対して必要かつ適切な監督を行わなければなりません（個人情報保護法25条）。「甲の指示に従う」だけでは、有事に委託先の監督として何を定めていたかを示せません。
レビューでは、個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）が委託先の監督の内容として、適切な委託先の選定、委託契約の締結、委託先での取扱状況の把握を挙げ、委託契約に安全管理措置の内容・再委託の条件・漏えい時の報告・終了時の返却や廃棄を盛り込むことを求めている点を示しました。また、個人データの漏えいなどで個人の権利利益を害するおそれが大きい事態が生じたときは、個人情報取扱事業者は個人情報保護委員会に報告しなければならないため（同法26条1項）、委託先からの報告が遅れると委託者の報告も遅れます。改訂版で「法令に定める報告の期限に間に合うよう」と書いたのはそのためです。委託者自身が管理会社や所有者から委託を受けている場合は、協力会社への再委託に元の委託者の承諾が必要なことが多い点も、確認事項として挙げています。秘密保持の条では、秘密情報の例として、取引条件・委託料の単価・対象物件の鍵情報・入居者に関する情報・図面と設備の仕様を明記しました。
残置物の処分の指示：指示すれば適法になるわけではない
原案は、受託者は入居者や第三者の所有物である可能性のある残置物を「甲の明示的な指示なく廃棄、移動又は処分してはならない」と定めていました。事務所のレビューは、受託者を縛る定めとしては適切だとしたうえで、委託者が指示を出せば処分が適法になるわけではない、と指摘しました。
退去後の残置物であっても、所有権を放棄する明確な意思表示がない限り、所有権は入居者に残ります。賃貸借の終了後に所有者の同意なく残置物を搬出・処分することは自力救済として原則として違法で、最高裁は、法律の定める手続によっては権利の侵害に対抗して現状を維持することが不可能又は著しく困難な、緊急やむを得ない特別の事情がある場合に、必要の限度を超えない範囲でのみ例外的に許されるとしています（最判昭和40年12月7日）。指示に従って処分した受託者も、指示した委託者も、元の委託者も、共同不法行為者（民法719条1項）として責任を問われ得ます。
残置物の処分を指示するまでの確認（改訂版第13条の考え方）
確認の対象は、①入居者からの所有権放棄の書面、②明渡しの強制執行（民事執行法168条1項）、③賃貸借契約の残置物処分の特約が働く場面か、の3つです。
改訂版第13条では、委託者の指示は、元請先から書面又は電磁的方法による処分の依頼を受け、残置物の所有権が放棄されたことその他適法に処分し得ることを確認した場合に限り行うものとし、委託者は依頼の記録を保存する、と定めました。この手順は、受託者のためというより、委託者が元請先に対して「根拠のない指示を出していない」ことを証拠に残すためのものです。
廃棄物としての整理も必要です。入居者が残していった家財は、建設工事に伴って生じた廃棄物ではなく、所有権が放棄されたものとして処分する場合は、原則として一般廃棄物として扱われます（取扱いは自治体によって異なることがあります）。一般廃棄物の収集・運搬を業として行うには市町村長の許可が必要です（廃棄物処理法7条1項）。改訂版では、受託者が残置物を搬出するときは一般廃棄物収集運搬業の許可を要する場合があることに留意し、委託者の指示に従って適法に対応する、という項を置きました。
現場での交渉と事故への対応
協力会社の作業員は、現場で所有者・管理会社・入居者から直接話しかけられます。そこで受けた要望に応じて、その場で追加の作業や料金を約束してしまうと、委託者の取引の条件が崩れます。改訂版第21条では、受託者は委託者の事前の承諾なく、元請先・所有者・管理会社・入居者その他の関係者との間で、委託料・契約条件・責任の分担その他委託者の取引に関する事項を交渉し又は約束してはならず、現場で要望・苦情・追加の依頼を受けたときは、緊急の場合を除き委託者に報告して指示に従う、と定めました。
事故についても同じ考え方です。第11条で、事故・破損・負傷・漏水・火災・鍵の紛失・個人情報の漏えいなどの重大な異常が生じたときは、被害の拡大の防止を優先して直ちに委託者に連絡し、委託者の承諾なく責任の承認・示談・賠償金の支払など委託者や保険会社の権利に影響する行為をしてはならない（緊急の救護などやむを得ない場合を除く）、事故原因の調査・写真や記録の保存・保険会社への資料提出に協力する、と定めています。現場での「すみません、弁償します」の一言が、保険の支払や責任の割合の判断に影響するからです。
直接取引の防止：主観の要件をやめ、通知義務と違約金を置く
事務所の改訂例 顧客の保護（直接取引の防止）
禁止の範囲
「不当に迂回する目的で」という主観の要件と、「契約関係を害して」という結果の要件があると、委託者は目的と結果を立証しなければなりません。元請先の側から声をかけた形をとられると、勧誘にも当たりにくくなります。
通知と違約金
受託者と元請先のやり取りは委託者には見えません。通知義務を置くことで、声をかけられた段階で委託者が把握できるようにし、違約金で損害の立証の負担を軽くしました。
このような制限の有効性について、レビューでは、労働者の競業避止の有効性を、制限の期間・場所的範囲・対象職種・代償の有無を使用者の利益・退職者の不利益・社会的利害の観点から検討した裁判例（奈良地判昭和45年10月23日、フォセコ・ジャパン事件）の枠組みを参照し、事業者間ではこれより緩やかに、契約の自由を尊重して判断される傾向にあると整理しました。対象を「甲を通じて知った元請先」に限り、期間を終了後1年とし、既存の取引先と公募・照会を除いているため、営業の自由との関係で不合理に広いとはいえない、という評価です。
第三者への責任と保険
協力会社の作業ミスで入居者の家財が水損した場合、入居者は元請先か委託者に請求し、元請先は委託者に請求し、委託者は協力会社に求償する、という連鎖が生じます。委託者が元請先に払う額と、協力会社から回収できる額に差があれば、その差は委託者の負担になります。レビューでは、この連鎖を前提に、委託者自身の第三者への責任を3つの条文から確認しました。
- 注文者は、請負人がその仕事について第三者に加えた損害を賠償する責任を負わないのが原則です（民法716条）。ただし、注文や指図に過失があれば別です。
- 判例は、元請負人の指揮監督が下請負人の被用者に直接間接に及んでいる場合に、元請負人が使用者責任（民法715条）を負い得るとしています（最判昭和37年12月14日は、下請負人の被用者の加害行為について元請負人が責任を負うには、直接間接に元請負人の指揮監督関係が被用者に及んでいる場合に加害行為がなされたことを要するとしています）。委託者の指示が業務の遂行に深く及ぶ設計では、716条の免責が安定しません。
- 土地の工作物の設置・保存の瑕疵による損害は、まず占有者が責任を負います（民法717条1項）。共同住宅では、専有部分は入居者、共用部分は所有者又は管理組合が占有者であるのが通常ですが、鍵を保管して日常的に立ち入り、瑕疵を知りながら放置したような場合には、管理を受託している会社が占有者と評価される余地があります。その場合の求償も、契約の文言に依存します（同条3項）。
原案の保険の条は「業務内容及びリスクに応じ、必要な賠償責任保険その他の保険に加入し、契約期間中これを維持する」とだけ定めていました。これでは、受託者が「当社の業務に必要な保険には入っていた」と述べれば、それ以上の付保を求める根拠がありません。改訂版第12条では、請負業者賠償責任保険・生産物賠償責任保険・受託物賠償責任保険など必要な保険の種類と保険金額を個別契約で定め、契約締結時・更新時・個別契約の成立時などに保険証券や付保証明書の提出を求められること、保険への加入や保険金の支払が受託者の責任を当然に免除・限定しないことを定めました。鍵や入居者の家財など、受託者が預かる物の損害を受託物賠償でカバーするかどうかは、建物管理の契約では特に確認しておく点です。
損害賠償の条では、受託者の責めに帰すべき事由で入居者などとの間に事故や請求が生じたときは、受託者が委託者と協力して解決に当たり、委託者が負担した賠償額・是正費用・対応費用・法律専門家の費用を補償する一方、委託者にも責めに帰すべき事由があればその割合を考慮すると定めました。虚偽の報告、承諾のない再委託、資格・許可のない業務の実施、秘密保持義務の違反については、定額の違約金（実損が上回れば実損）を置いています。原案の解除の条は、違反した側が解除権を持つと読める主語になっていたため、改訂版第25条で、相手方に違反があった場合に解除できる形に改めています。
ヒヤリングで確かめること 建物管理の協力会社と契約する前に
- 協力会社に渡す鍵・暗証番号・アカウント・入居者情報は何か。貸与物等の定義と、個人情報の安全管理措置の内容を決めます。
- 自社が元請先から受けている委託契約に、再委託の承諾や個人情報の条件はあるか。協力会社との契約が元の契約に違反しないようにするためです。
- 残置物の処分は誰の依頼で、どんな根拠を確認してから行っているか。処分の指示の手順と記録の保存を条文にするためです。
- 協力会社が元請先から直接依頼を受けた例はあるか。直接取引の禁止の範囲、期間、通知義務、違約金を決めます。
- 協力会社はどんな保険に入っているか。預かった物の損害は補償されるか。保険の種類と金額を個別契約で定める前提です。
建物管理の業務委託で起きがちなこと
よくあるご質問
管理会社が協力会社に鍵や入居者情報を渡すとき、契約に何を書けばよいですか？
鍵・暗証番号・アカウント・資料を貸与物等として定義し、善管注意での管理、目的外使用と複製・開示の禁止、紛失時の即時報告、終了時の返却・削除を定めます。入居者の個人情報については、取扱者の限定、アクセス制限、複製の制限、再委託の承諾、漏えい時の報告、取扱状況の確認、終了時の返還・廃棄を具体的に書きます。
協力会社に残置物の処分を指示してもよいのはどんな場合ですか？
入居者からの所有権放棄の書面がある、明渡しの強制執行を経ている、賃貸借契約の残置物処分特約が働く場面である、などの根拠を確認できた場合です。事務所の改訂版では、元請先から書面等で処分の依頼を受け、適法に処分し得ることを確認した場合に限り指示し、依頼の記録を保存する形にしました。
協力会社がオーナーと直接取引を始めたら、どうすればよいですか？
契約に定めがあるかどうかで対応が変わります。事務所の改訂版では、委託者を通じて知った元請先との同種業務の取引を期間中と終了後1年間禁じ、元請先から直接依頼を受けたら通知する義務を置き、違反と通知の懈怠に定額の違約金（実損が上回れば実損）を定めました。
清掃と点検を同じ契約で頼む場合、責任の書き方は変わりますか？
変わります。清掃のように完成を約束する業務は請負として、契約内容に適合しなければ帰責事由を問わず是正し、点検や巡回のように行為を約束する業務は準委任として、善管注意義務を欠いた場合に是正する、と書き分けるのが事務所の改訂版の考え方です。
協力会社にどんな保険に入ってもらえばよいですか？
業務の内容に応じて、請負業者賠償責任保険、生産物賠償責任保険、受託物賠償責任保険などから必要なものを選び、種類と金額を個別契約で定めます。保険証券や付保証明書の提出を求められるようにし、保険に入っていても責任が当然に軽くなるわけではないことも書いておきます。
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本ページは一般的な情報提供です。個別の契約への当てはめは、物件の状況や取引の実態によって結論が変わることがあります。事務所の改訂例・ご相談の事例として紹介している内容は、アトラス行政書士法人が作成・レビューしてきた事業用の貸室賃貸借契約書、定期建物賃貸借契約書（マスターリース・サブリース）、土地賃貸借契約書、使用貸借契約書、駐車場賃貸借契約書、施設利用契約書、建物賃貸借予約契約書、建物管理の基本業務委託契約書、宿泊施設の運営管理業務委託契約書、不動産売買の合意書、売買契約書・重要事項説明書のレビュー、退去清算合意書などを、個別の当事者や物件が特定できない形に整理したものです。条文は e-Gov法令検索で確認しています（最終確認日：2026年10月16日）。参考: e-Gov法令検索
